Организация бизнеса с нуля

В этой статье рассматривается ситуация открытия собственного бизнеса при отсутствии опыта и ограниченных финансовых возможностей. Это статья не учебник и не справочник по регистрации фирмы, не пособие по конкурентной борьбе или бизнес-планированию. Это описание личного опыта в построении бизнеса с нуля.

Введение.

На изучение подобной литературы требуется много времени, а его Вам катастрофически не будет хватать, как и финансовых ресурсов. Почему их будет не хватать? Потому что на первый бизнес всегда мало денег. Даже если у Вас есть грузовик денег, Вам все их равно будет не хватать. Это закон первого бизнеса.

Первое собственное дело – это ошибки и опыт. Первый собственный бизнес обычно приносит опыт, а не деньги. Здесь идет речь о первом самостоятельном бизнесе, а не о франшизе или о готовом бизнесе.

Запаситесь терпением на 3 года. Это время становления и развития бизнеса. Будьте готовы к разочарованию. Первое самостоятельное дело часто не оправдывает надежд. Отнеситесь к неудачам как к самому ценному уроку. Делайте соответствующие выводы на будущее.

Почему люди решаются открыть свою фирму?

Бывает люди на определенном этапе своей жизни приходят к решению об открытии своего дела. Почему? Вот наиболее типичные ответы на этот вопрос:

1) Наемному директору надоело работать на хозяина. Он считает, что может сделать намного лучше.

2) Рождение замечательной идеи

3) Увольнение

4) Окружающие видят в человеке потенциального грамотного собственника бизнеса

Мотивы для открытия собственного бизнеса тоже могут быть разные. Вот наиболее типичные из них:

1) Желание получать больше денег

2) Независимость

3) Беспокойство о старости

4) Статус собственника

Будучи наемным работником, получая зарплату, Вы можете позволить себе тешить свое самолюбие и не признаваться себе, почему работаете на этой работе. Ведь реальные причины могут быть совсем не те, что вы говорите окружающим. Прежде всего, это привычка и страх, страх перемен! Дело Вашей жизни зависит только от Вас.

С чего начать?

Самое просто после принятия решения о создании собственного бизнеса это зарегистрировать предприятие. О том, как зарегистрировать свое дело, уже была посвящена статья.

Самое главное — понять какие цели и масштабы нужны Вашей организации. Не переживайте, если на этот момент Вы не совсем четко можете ее сформулировать. Для этого нужен опыт. Не ставьте сразу себе цель построить большой бизнес. Ставьте целью построить прибыльный и долговечный бизнес.

Когда Вы начнете действовать, остановиться уже будет сложно. Вы будете ошибаться, тратить деньги. Последние будут таять также, как и Ваша решимость. Поэтому первым делом рекомендуется составить бизнес-план. Не пожалейте на него времени и сил. Бизнес-план поможет уберечь Вас от ошибок.

Бизнес-план.

Бизнес-план – это проект жизни Вашего будущего предприятия. Он включает в себя описательную часть и финансовую.

В описательной части содержится идея бизнеса, описывается состояние рынка, место на рынке, цели и задачи. В финансовой части детально описывается затраты и планируемая прибыль.

Для того что бы написать грамотный бизнес-план Вам потребуется опыт. Для начала можно прочесть несколько книг по данной тематике. Также Вы можете заказать написание бизнес-плана в специализированных компаниях оказывающих такие услуги. Например, компания APITEC.

Вариантов написания бизнес-плана множество, Вам необходимо уловить смысл и суть и принять наиболее подходящий для Вас стиль изложения. Пишите бизнес-план как можно проще и понятней. Вы должны понимать, что написали.

При написании бизнес-плана Вы должны уделить достаточное внимание миссии компании, цели бизнеса, а также как Вы этого достигните. Помните, что в момент написания бизнес-плана Вы должны осознавать, для чего создаете свой бизнес.

Не забудьте также описать сильные и слабые стороны конкурентов, район, где собираетесь строить свой бизнес, его финансовое состояние.

С кем открыть?

Идеально, если это будет единоличное владение. Главное понять, что если Вы способны создать, управлять и владеть бизнесом самостоятельно, то не берите компаньонов. Если же нет, то соучредители понадобятся. Но необходимо стремиться к единоличному владению.

Если же Вы всё-таки решили открыть бизнес с компаньоном, то Вам необходимо не забывать о том что с ним совместно придется принимать решения по различным вопросам связанных с бизнесом, разрабатывать тактику и стратегию бизнеса. Обязательно будут и конфликтные ситуации. Также не забывайте о возможности рейдерского захвата.

Необходимо помнить, что управлять компанией Всегда должен один человек. Один генеральный директор является ответственным лицом. Все остальные подчиненные. Поэтому если компаньонов двое, трое и более, то конфликт неизбежен, т.к. одному собственнику тяжело войти в подчинение к другому собственнику.

Но Вы всегда можете быть собственниками (инвесторами) и нанимать для управления предприятием Генерального директора.

Как выбрать помещение?

После принятия решения о создании организации вопросом поиска помещения нужно заняться сразу же. Дело в том, что подходящие варианты большая редкость. Идеально что бы Вы выбрали помещение с выходом документов из регистрации. Но это на практике такое случается очень редко.

Возможно, что в начале Вашего пути офисное помещение Вам не к чему. Задумайтесь над этим. Ведь это существенно экономит средства. Обязательно рассмотрите этот вариант.

При выборе места четко определите, какое вам необходимо и где. Определите для себя приемлемые районы. После этого даже не рассматривайте другие варианты. Рассчитайте, сколько Вы готовы платить за аренду. После этого приступайте к поиску.

Помещение стоит брать только тогда, когда Вы уверены что оно Вам подходит, т.к. частые переезды негативно сказываются на Вашем бизнесе. Да и в неподходящем месте Ваш бизнес может не развиваться.

Что необходимо выяснить при обсуждении условий аренды:

· Имеет ли право арендодатель сдавать помещение

· На какой срок заключается договор аренды

· Облагается ли арендная плата НДС

· Входят ли в стоимость аренды коммунальные платежи

· Несет ли материальную ответственность охрана

· Как часто меняется стоимость аренды и услуг

· Каков график платежей

· Платный вход и въезд для клиентов

· Телефоны

· Возможно ли увеличение телефонных линий

· Какие коммуникации проходят через помещение. Как часто бывает их ремонт

· Производится ли перерасчет арендной платы, в случае если Вы не можете пользоваться помещением при прохождении там ремонтных работ

· Как происходит эксплуатации (т.е. берут ли деньги, например, за замену лампочки)

· Режим работы предприятия

· Условия работы в выходные дни. Работа сверхурочно

· Уточните потенциальные возможности расширения

· Можно ли повесить рекламный щит вашей организации

· Что будет в помещении (мебель, оборудование и т.п.)

· С кем решаются текущие и эксплуатационные вопросы

· Куда девать бытовой мусор, и есть ли за это какая то оплата

· Где стоянка личного транспорта

Очень внимательно читайте договор аренды. Если что-то не нравится в договоре, меняйте пункты. Если нельзя изменить – заключайте соглашение. Всё фиксируйте документально.

Оснащение.

Основной список необходимого для оснащения офиса:

· Столы по количеству персонала

· Столы для клиентов

· Стулья для персонала и клиентов желательно с запасом

· Компьютеры по функционалу

· Принтер (один или несколько. Зависит от функционала)

· Факс

· Копировальный аппарат

· Вместо копира и факса можно использовать многофункциональное устройство

· Кассовый аппарат, если планируете работать с наличными

· Канцелярские товары в том числе и бумага

Компьютеры подбирайте с теми требованиями, которые необходимы. Можно покупать б\у компьютеры и мониторы. А вот копировально множительную технику покупать б\у не стоит. Так как, несмотря на прекрасный внешний вид, очень скоро могут появиться скрытые дефекты. Также вы можете закупить б\у мебель.

Подбирайте персонал тщательно.

На подбор персонала всегда уходит очень много времени, и зачастую, все равно принимаются не те люди, которых бы хотелось. В начале вашего пути Вам не будет хватать ни времени, ни денег на эксперименты с персоналом. Поэтому отбирайте тщательней, ищите людей надолго.

Не берите на работу родственников. Нет хуже средства, чтобы испортить отношения, чем взять на работу родственников. Задача генерального директора — чтобы служащие работали как можно больше за меньшие деньги, а задача служащих прямо противоположная.

Не забудьте с первого дня работы ввести для сотрудников правила дисциплины. С первого дня должны быть внедрены объяснительные записки. Обязательно ведите журнал техники безопасности

И еще несколько рекомендаций:

· Никогда не берите сотрудника из жалости.

· Берите сотрудников ровно столько сколько необходимо.

· Принимайте на работу тех, кто вам необходим в соответствии с квалификацией.

· Никогда не затягивайте процесс увольнения. Увольняйте твердо и решительно.

· Используйте знания Трудового кодекса РФ

· Не берите на работу близких друг другу людей. Семейные пары, родственники и т.п. Их сложнее будет уволить

· Не заводите приятельских отношений с подчиненными

· Учитесь быть генеральным директором

Бухгалтерский учет на вашем предприятии.

Рекомендую Вам как собственнику бизнеса еще до начала ведения собственного бизнеса получить хорошую консультацию у специалиста. Это позволит Вам еще до регистрации фирмы определится с организационно-правовой формой предприятия (ИП, ООО, ЗАО и т.п.) и ее системой налогообложения.

Обязательно заведите календарь бухгалтера. В нем указано, когда и какие налоги нужно оплачивать, какие декларации сдавать. Не вовремя сданная отчетность — это штраф, не вовремя оплаченный налог – пени.

Организация работы бухгалтерии.

1. Не покупайте мультимедийные компьютеры последней модели. Покупайте именно те модели компьютеров, которые необходимы только для работы. Также не покупайте колонки. В тишине меньше ошибок.

2. Если у бухгалтеров хватает времени, чтобы поболтать или попить чай, то их слишком много.

3. Не подключайте бухгалтерию к интернету. Постоянно им он не нужен. Оставьте одну машину с выходом в интернет.

4. Требуйте письменного обоснования любых запросов. Например, на новый компьютер, подключение к интернету или на покупку мебели.

5. Если объем работы небольшой, то нет необходимости брать главного бухгалтера. Поначалу возможно лучше взять бухгалтера по совместительству или обратиться в аудиторскую компанию.

6. По необходимости приобретите правовую программу: Консультант плюс, Гарант и т.п.

Если вдруг ваша бухгалтерия не успевает и не справляется. Сотрудники работают допоздна, то причин может быть несколько:

1) недостаточная квалификация специалистов

2) плохая организованность (личная и коллективная)

3) несоответствие объема работ количеству бухгалтеров

Управленческий учет.

Состоит из плана задач, действий и целей на текущий и последующий периоды работы предприятия, опирается на данные финансового и бухгалтерского учета.

Это сводится к управлению ресурсами предприятия, т.е. запасами сырья и товаров, расчету себестоимости, движением сырья и товаров по складу. С помощью учеты Вы должны научиться определять, на какой величине Вам необходимо удержать себестоимость, как Вы это будете делать, какими ресурсами Вы обладаете, какие задачи будут у Вашей организации в следующий период.

Планирование готовят на год, полугодие, квартал или на месяц. На месяц определяются более точные цифры, конкретные задачи. На год – только общие показатели. Но они являются ориентиром. Сверяться с ними необходимо постоянно.

Управленческий учет сравним с бизнес-планом. Не пренебрегайте управленческим учетом, не забрасывайте его. Управленческий учет направлен на планирование. Необходимо правильно понять имеющиеся цифры, сделать выводы, принять решения и поставить новые задачи.

Имидж предприятия.

Формируйте имидж предприятия с самого начала его существования. Особое внимание следует уделить качеству полиграфии, оформлению помещения и его месторасположению. На начальном этапе лучше выбирать то, что подходит в данный момент. Например, нет смысла вкладывать деньги в большой офис, если Вы в нем не нуждаетесь. Имидж должен только расти. Если у Вас вместо мелованной бумаги вдруг появится обычная или Вы из пен хауса переедете в бельэтаж, то клиент решит, что Ваши дела пошли хуже. Только потом начнет анализировать, что же происходит на самом деле в Вашей фирме.

Оставьте себе возможность идти вверх по имиджу. Клиентам нравится, когда организация, в которую они обращаются, растет на глазах. Устойчивое положение Вашего бизнеса косвенно отражается и на их имидже. Поднимать свой имидж стоит равномерно и постепенно, чтобы клиенты не решили, что Вы на них зарабатываете слишком много денег.

Вашему персоналу тоже понравится работать в развивающемся предприятии. Это придает уверенность в будущем, повышает собственную значимость.

Секреты фирмы.

Ни в коем случае ваши сотрудники не должны знать реальную прибыль Вашего предприятия. Персоналу не следует знать о величине торговой наценки и оборотах организации.

С самого начала деятельности предприятия сделайте сведения о зарплатах персонала закрытыми. Причем категорически запретите служащим рассказывать о своей зарплате внутри коллектива. Извещайте об этом требовании сразу при приеме на работу. За нарушение этого требования увольняйте без обсуждения. Данный метод позволит Вам избежать конфликтов внутри коллектива.

Переговоры с контрагентами и поставщиками ведите в отдельном кабинете. Если такой возможности нет, то приглашайте на переговоры в кафе во время обеда.

Выговоры начальникам отделов подразделений объявляйте в отсутствии подчиненных. Рядовому сотруднику выговор лучше объявлять при его начальнике.

Никогда не обсуждайте с подчиненным семейные проблемы, личную жизнь и т.п.

Новые знакомства и общения.

Используйте все возможности, чтобы как можно больше и чаще общаться с деловыми людьми. Вашими собеседниками не обязательно должны быть только собственники бизнеса или директора. Вашими интересными собеседниками могут быть и начальники отделов, и даже наемные служащие. Не стесняйтесь рассказывать о своих трудностях, особенно если знаете этих людей уже очень давно. В разговоре часто дают подсказку для решения. При общении может родиться новая идея.

Успехов вам!!!