Этика делового общения

Этикет (фр. — etiquette) — нормы и обычаи, регулирующие культуру поведения человека в обществе. В это понятие входит совокупность правил, связанных с умением держать себя в обществе, внешней опрятностью, правильностью построения беседы и ведения переписки, грамотностью и ясностью изложения своих мыслей, культурой поведения за столом и в иных ситуациях делового и светского общения.
Нравственный смысл этикета проявляется прежде всего в том, что с его помощью мы получаем возможность выразить уважение к человеку. "Содержание этикета — признание значимости человека или проявление уважения к нему, выраженное в форме вежливости, учтивости."
В зависимости от назначения, социальной принадлежности его носителей этикет может определяться как придворный, дипломатический, военный, деловой и т.п. Общая тенденция, характеризующая современный этикет, — его демократизация, избавление от излишней усложненности и вычурности, стремление к естественности и разумности. Эта тенденция, однако, не отменяет всей строгости и обязательности применения этикета, например, в такой сфере, как международное общение, где отступление от общепринятых норм может нанести ущерб и стране, и ее представителям.

Общие положения
Этикет (фр. — etiquette) — нормы и обычаи, регулирующие культуру поведения человека в обществе. В это понятие входит совокупность правил, связанных с умением держать себя в обществе, внешней опрятностью, правильностью построения беседы и ведения переписки, грамотностью и ясностью изложения своих мыслей, культурой поведения за столом и в иных ситуациях делового и светского общения.
Нравственный смысл этикета проявляется прежде всего в том, что с его помощью мы получаем возможность выразить уважение к человеку. "Содержание этикета — признание значимости человека или проявление уважения к нему, выраженное в форме вежливости, учтивости."
В зависимости от назначения, социальной принадлежности его носителей этикет может определяться как придворный, дипломатический, военный, деловой и т.п. Общая тенденция, характеризующая современный этикет, — его демократизация, избавление от излишней усложненности и вычурности, стремление к естественности и разумности. Эта тенденция, однако, не отменяет всей строгости и обязательности применения этикета, например, в такой сфере, как международное общение, где отступление от общепринятых норм может нанести ущерб и стране, и ее представителям.
Что касается делового этикета, то он основывается на тех же нравственных нормах, что и светский. Белорусский исследователь И. Браим, отмечая взаимосвязь делового и светского этикетов, выделяет следующие общие для них нравственные нормы:
— вежливость, которая является выражением уважительного отношения к человеку. Проявлять вежливость — значит желать добра человеку. Суть вежливости — доброжелательность;
— корректность или умение держать себя всегда в рамках приличий, даже в конфликтной ситуации;
— тактичность — чувство меры, превысив которое, можно обидеть человека или не дать ему "сохранить лицо" в затруднительной ситуации;
— скромность — сдержанность в оценке своих достоинств, знаний и положения в обществе;
— благородство — способность совершать бескорыстные поступки, не допускать унижения ради материальной или иной выгоды;
— точность — соответствие слова делу, пунктуальность и ответственность при выполнении взятых обязательств в деловом и светском общении.
В международной сфере деловой этикет в целом следует нормам и традициям, наиболее полно выраженным в дипломатическом протоколе и этикете. Под дипломатическим протоколом понимается совокупность общепринятых норм, правил и традиций, соблюдаемых официальными лицами в международном общении. При этом дипломатический этикет, как важная часть протокола, регламентирует правила поведения официальных лиц во время различных мероприятий, включающих переговоры, встречи делегаций, визиты, беседы, взаимные представления, приемы и т.д. Дипломатический протокол и этикет носят наднациональный характер и в связи с этим получили широкое распространение в сфере международного делового общения.
Основные принципы протокола соответствуют нравственным нормам делового и светского общения и включают:
1) взаимную вежливость;
2) такт;
3) непринужденность (естественность, раскованность, но не фамильярность);
4) разумность (рациональность)
5) обязательность.

Представления, знакомства, приветствия
Первый шаг к установлению знакомства — представление. Представляться можно лично и через посредника. Представиться (представить) — значит назвать имя, отчество и фамилию. Существует ряд общепринятых правил этикета, регламентирующих представления и знакомства: мужчина, независимо от возраста и положения, всегда представляется женщине первым; младших по возрасту или положению мужчин и женщин представляют старшим (по возрасту, положению, рангу); при равном положении молодой человек представляется пожилому; один человек всегда представляется паре, группе или обществу (даже женщина представляется супружеской паре первой).
При представлении одного человека обществу громко называют его имя и фамилию: в этом случае нет необходимости подводить его к каждому из присутствующих, представляемый отвешивает легкий поклон всему обществу, а не каждому отдельно. При знакомстве двух людей посредник должен не только подвести их друг к другу и сказать "Познакомьтесь", но и назвать представляемых, обращаясь соответственно к женщине, старшему по возрасту, чину, положению в обществе. Если знакомятся люди одного возраста и пола, то посредник представляет менее знакомого ему человека более знакомому. Членов своей семьи представляют (знакомят), называя только имя без фамилии.
Представление и знакомство чаще всего сопровождается рукопожатием. При этом действуют следующие правила: первым руку подает тот, кому представляют человека; женщина — мужчине; старший — младшему по возрасту; начальник — подчиненному. Если рука для рукопожатия не подается — отвешивается легкий поклон. Рукопожатие не должно быть слишком сильным или слишком слабым. Нельзя трясти руку, пожимать ее двумя руками или подавать для рукопожатия только пальцы. Мужчина всегда подает руку без перчатки, женщина может не снимать перчатку.
После представления в знак установления знакомства принято обмениваться несколькими фразами или вступать в непродолжительную беседу. Инициатива такой беседы должна принадлежать женщине или старшему по возрасту и положению.
Правила приветствий предусматривают не только их форму, но и условия применения той или иной формы. Первыми приветствуют: младшие — старших, мужчина — женщину, опаздывающие — ожидающих, входящие — присутствующих. Так, даже женщина, присоединяясь к обществу, обязана приветствовать присутствующих, не ожидая приветствий со стороны собравшихся. Уходя, женщина также прощается первой.
Приветствуя женщину или старшего по возрасту и положению, мужчина обязан встать или, если приветствуемый лишь проходит мимо, не намереваясь вступить в разговор, приподняться, т.е. обозначить вставание.
Главные требования к приветствиям — дружелюбность, доброжелательность. Приветствие, как правило, сопровождают улыбкой.
Обязательность требований этикета подразумевает, что их необходимо соблюдать независимо от психологического состояния или иных факторов личностного характера. В гостях хозяйку дома приветствуют в первую очередь, даже если у вас с ней натянутые отношения, здороваются со всеми знакомыми, включая тех, кто вам по тем или иным причинам неприятен.

Особенности общения через переводчика
Переводчик, как правило, не только филолог, но и страновед, что дает основания использовать его знания и опыт не только для переводческой работы, но и налаживания доверительных отношений с партнерами. Переводчик-профессионал играет ключевую роль в установлении духа сотрудничества, особенно тогда, когда переговорные процессы идут с представителями народов и культур, мировоззрение, нравственные установки и особенности делового этикета которых имеют значительные отличия от принятых на Западе.
Общаясь через переводчика, нужно соблюдать следующие правила:
— говорить медленно, четко формулируя мысли, не допускать возможности двусмысленного толкования сказанного;
— произносить следует не более одного-двух предложений подряд, учитывая, что удержать в памяти и перевести большее количество материала полно и правильно переводчик не в состоянии. К тому же некоторые языки грамматически прямо противоположны русскому. Например, в персидском языке сказуемое всегда завершает предложение, а не стоит в его середине, как в русском, английском и других языках;
— нельзя сопровождать свою речь поговорками, идиоматическими оборотами и, тем более, цитированием стихов. Перевод их на другой язык требует длительной работы и невозможен в ходе динамичной беседы. Неверный перевод способен испортить атмосферу переговоров, поскольку наши пословицы и поговорки на другом языке могут приобрести двусмысленное значение, а иногда и оскорбительный смысл;
— необходимо учитывать реакцию партнеров и немедленно принимать меры, если возникает ощущение, что они понимают вас неправильно. Переводчик, в свою очередь, может в случае необходимости попросить любую из сторон пояснить мысль более простыми словами или повторить фразу еще раз;
— перед переговорами необходимо выделить достаточное время для работы с переводчиком, чтобы как можно подробнее ознакомить его с кругом затрагиваемых проблем, пояснить используемую терминологию. Доклад, речь на презентации и другие письменные материалы должны передаваться переводчику для ознакомления за день-два до выступления. И последнее, нет переводчиков, которые без подготовки одинаково хорошо оперируют и медицинской, и технической, и любой иной терминологией.

Визитные карточки
Визитная карточка широко используется в деловых отношениях и протокольной дипломатической практике. Ими обмениваются при знакомстве, используют для заочного представления, выражения благодарности или соболезнования, с ними посылают цветы, подарки и т.д.
Визитные карточки изготовляют типографским способом. Текст печатается на родном языке, на обороте — на иностранном. Указывают название учреждения (фирмы), имя, отчество (в отечественной практике), фамилию, а под ними должность владельца.
Обязательно указывают ученую степень (звание), в левом нижнем углу — полный адрес, в правом — номера телефонов и телефакса.
Размер визитных карточек и шрифт, которым печатается текст, строго не регламентируются. На них значительное влияние оказывает местная практика. У нас принят следующий стандарт — 70х90 или 50х90 мм.
Женщины, согласно традиции, указывают на визитных карточках только имя, отчество и фамилию. Однако в настоящее время, принимая активное участие в деловой жизни, и женщины все чаще следуют правилу давать более подробную информацию о своей должности, ученой степени и звании. Есть определенные правила, регламентирующие особенности визитных карточек при использовании их в общении с женщинами: на посылаемых и оставляемых женщинам визитных карточках должность не печатается.
Как правило, визитными карточками обмениваются лично, придерживаясь принципа взаимности. Лицо, нанесшее визит другому лицу, обязательно оставляет свою визитную карточку. Когда визитная карточка доставляется адресату лично ее владельцем, но без нанесения визита, она загибается с правой стороны по всей ширине карточки. Это правило больше относится к дипломатической практике.
В ряде случаев визитные карточки посылают по почте или с курьером (последнее гарантирует своевременность доставки).
Оставляя или посылая визитные карточки, что заменяет личный визит, в левом нижнем углу в зависимости от конкретного случая делаются следующие сокращенные надписи простым карандашом:
— p.r. (pour remercier) — при выражении благодарности;
— p.f. (pour feliciter) — при поздравлении по случаю праздника;
— p.f.c. (pour faire connaissance) — при выражении удовлетворения знакомством;
— p.f.N.a. (pour feliciter Nouvel an) — при поздравлении по случаю Нового года;
— p.p.c. (pour prendre conge) — при прощании, когда прощальный визит не наносился;
— p.c. (pour condoler) — при выражении соболезнования;
— p.p. (pour presenter) — при представлении или рекомендации другого лица по приезду, в порядке заочного знакомства.
В случае заочного знакомства визитную карточку представляемого лица посылают вместе с карточкой рекомендующего, на которой делают надпись "p.p.". Представляемому лицу отвечают, посылая визитную карточку без подписи.
На визитных карточках могут быть и другие надписи. При этом надо помнить, что они, как правило, пишутся от третьего лица, например: "Благодарит за поздравления", "Поздравляет с праздником…" и т.п

Деловой костюм
Главные требования к одежде — опрятность, аккуратность, соответствие назначению, месту, положению и возрасту человека, времени года. Костюм должен быть отглаженным, без пятен, рубашка — свежей, обувь — чистой и без сбитых каблуков. Все элементы одежды и аксессуары должны быть тщательно подобраны по цвету и назначению и составлять в целом ансамбль, главным в котором должно быть сочетание строгости, вкуса и элегантности.
Итак, характерной особенностью делового костюма является его строгость. Она достигается отсутствием ярких тонов и экстравагантности в покрое. Клубный пиджак малинового или зеленого цвета уместен при неформальном общении, костюм традиционного покроя (однобортный или двубортный в соответствии с модой) — атрибут делового человека на службе и во время официальных мероприятий.
Деловому человеку рекомендуется выбирать спокойные тона и фасоны. Летом и в дневное время носят более светлые костюмы, зимой и на вечерних мероприятиях — более темные. Высокий темп деловой активности часто не оставляет времени на переодевание к каким-то определенным событиям и мероприятиям, следующим сразу за завершением рабочего времени. В связи с этим на Западе многие деловые люди используют костюмы средних тонов в сочетании с белыми или очень светлыми сорочками, в которых допустимо появиться и на вечернем приеме. В этом случае, равно как и в другой обстановке, очень важен тщательно подобранный галстук. Надо помнить, что носить черные галстуки не принято, их надевают только в знак траура.
Не рекомендуется использовать большое количество украшений. Чем проще булавка для галстука, часы, а также портфель, ручки и другие необходимые предметы, тем лучше. Особый вкус и внимание к своим украшениям, аксессуарам и макияжу должны проявлять женщины.
В деловой одежде как мужчинам, так и женщинам рекомендуется использовать одновременно сочетания не более двух — трех цветов. В тон подбирают носки и галстуки. Обувь черного цвета подходит ко всем костюмам, цветная — не сочетается с черными и синими костюмами.
Приводить себя в порядок согласно этикету можно только дома, в номере гостиницы или специально отведенных для этого местах.
Суммируя изложенное, можно сослаться на И. Н. Браима, который справедливо замечает: "Как одежда женщины, так и одежда мужчины в деловой обстановке должна быть лишена вычурности, экстравагантности. Ее характер должен быть подчинен таким требованиям, как удобство, рациональность, элегантность. Вместе с тем при всей существенности одежды в формировании имиджа делового человека внешняя сторона этого имиджа всегда должна быть подчинена главным его качественным показателям: интеллекту, предприимчивости, высокой внутренней культуре, особенно нравственной, хорошим манерам".

Деловая переписка
Требования к деловой переписке
Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям:
1. Ясность (clearness);
2. Краткость (лаконичность) (conciseness);
3. Завершенность (полнота) (completeness);
4. Любезность (учтивость) (courtesy);
5. Грамотность (языка) (correctness).
Следует помнить, что любое письмо — это послание (обращение к) респонденту. Если последний не поймет его смысл, он, естественно, не сможет правильно отреагировать на него.
Для того, чтобы обеспечить ясность и понятность письма, необходимо найти самые подходящие слова и выражения, раскрывающие суть того, что вы хотите изложить. При этом имеют значение не только слова и выражения, но и пунктуация, длина предложений, построение (внутренняя структура) самого предложения, где порядок слов тоже несет смысловую нагрузку, а также разбивка на абзацы (параграфы).
Следует добавить, что в деловой переписке предложения должны быть, по возможности, короткими. Хотя в то же время надо помнить, что сплошной набор коротких, рубленых фраз производит нежелательное впечатление (так называемый эффект стаккато). Язык и структура предложения должны соответствовать интеллектуальному и образовательному уровню адресата.
Краткость (лаконичность). Как известно, проблемой для любого делового человека (бизнесмена) является нехватка времени и в связи с этим он всегда приветствует все то, что сберегает ему и время, и энергию. В связи с этим самым лучшим письмом для делового человека будет то, при чтении которого он быстро схватит его смысл. Таким образом, ясность слов и грамматическая структура дополняются лаконичностью (краткостью) самого письма.
Краткость предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. И в то же время нельзя слишком упрощать письмо в ущерб полноте, что может быть истолковано как неучтивость и бестактность.
Нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.
Завершенность (полнота). Полноту содержания письма никогда не следует приносить в жертву его краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Чтобы ничего не упустить, предварительно перед написанием письма делается набросок тех пунктов, которые должны найти отражение в послании.
После составления черновика еще раз сверяется, отражено ли все то, что предполагалось. Если что-то было забыто, вносится дополнительно.
Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность письма, дается post-scriptum (P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию письма.
Любезность (учтивость). Каждая уважающая себя деловая организация (фирма), всерьез обеспокоенная заботой о своем успехе, должна проявлять максимум сердечности и учтивости в личных контактах с отдельными лицами и компаниями (учреждениями, предприятиями), поскольку с выражений почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела.
Однако надо и в этом знать меру, помня правило "не пересластить". Слишком назойливое и пространное выражение любезности свидетельствует о слабом вкусе, говорящего, даже если он при этом искренен в своих чувствах.
Форма проявления любезности зависит прежде всего от содержания письма, т.е. от того идет ли речь о пользе или невыгоде для адресата. К примеру, в случае отказа от какого-либо предприятия (дела), невозможности выполнить чью-либо просьбу (предложение), должна быть проявлена максимальная сдержанность в выражении любезности. Но в любом случае, при самых неприятных обстоятельствах не допускается в деловых письмах сарказм и оскорбления.
Грамотность. Грамотность — обязательное требование к деловым (и вообще к любым) письмам. На что следует обратить внимание:
1) грамматика (grammar) — правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;
2) орфография (spelling);
3) прописные (заглавные) буквы (capitalization);
4) пунктуация (punctuation);
5) согласование (в русском языке) — например, согласно приказу, благодаря … и т.д.
6) написание чисел (цифр) — например, цифры до десяти пишутся словами, числа (свыше десяти) — цифрами.

Форма делового письма
Письмо внешне должно быть опрятным и отпечатанным четким (не бледным) шрифтом. Что касается машинописной ленты, то в деловой переписке принято печатать на черной ленте.
Желательно, чтобы деловое письмо умещалось на одной странице. Если же текст не умещается на одной странице, следует его перенести на вторую, но ни в коем случае не надо стремиться уплотнять первую страницу до нижнего края (за счет интервала и поля).
Шапка фирменного бланка не повторяется на последующих листах. Обычно первая страница письма печатается на фирменном бланке, а последующие на простых листах такого же формата.
Вторые экземпляры делового письма (копии) подшиваются. Удобочитаемость (legibility) и привлекательность письма обеспечиваются за счет полей каждой страницы. Обычно сверху страницы и слева делаются заметные отступления (поля несколько шире, чем внизу и составляют примерно 4 см. Отступления справа и внизу — не менее 2,5 см).
В коротком письме поля могут быть немного шире, но при этом соблюдаются те же пропорции. Длина строки также зависит от длины письма. Так, в письме объемом 100 слов и менее будет предпочтительным для внешнего вида письма, если в строке будет содержаться около 40 знаков (включая и пробелы), в письме от 100 до 150 — 50 и в письме объемом более 150 слов — 60 знаков, свыше 200 слов — 70 знаков.
Важно учитывать не только расположение печатного текста по горизонтали, но и по вертикали. Если письмо короткое, то делаются пробелы между словами в несколько интервалов.
Есть несколько стилей-типов оформления письма. В настоящее время наиболее употребительными в деловой переписке Запада являются следующие типы: блок, полный блок и полублок. Есть еще и упрощенная форма, которая довольно часто используется. (Block-Style, Full-Block Style, Semi-Block Style, Simplified Style).
Стиль-блок. Особенность его состоит в том, что все со-ставные элементы письма — внутренний адрес, обращение, текст и инициалы исполнителя (машинистки) печатаются слева на одной линии вдоль поля, а дата — справа (в упор к правому полю) или же по центру, под шапкой фирменного бланка.
Заключение и подпись печатаются немного вправо от середины. Пунктуация стандартная. Инициалы исполнителя включаются.
Дата (Dateline) ____________
___________
Адрес (Adress) ___________
___________
Обращение (Salutation) _______________
Текст (Body) _______________________
_______________________
____________
_______________________
_______________________
____________
Заключение ____________
(Complimentary Close)
Подпись (Signature) __________
__________
Инициалы исполнителя __________
Замечания о вложении __________
(Identification Initials)
(Enclosure Note)
Полный блок. Все компоненты письма начинаются от края левого поля. Инициалы исполнителя не включаются, но приводятся инициалы машинистки.
Дата (Dateline0 ___________
Адрес (Adress) _____________
_____________
_____________
Обращение (Salutation) _______________
Текст (Body) _______________________
_______________________
_______________________
____________
_______________________
_______________________
____________
Заключение
(Complimentary Close) ____________
Подпись (Signature) __________
__________
Инициалы машинистки __________
Замечания о вложении __________

Этика делового общения

Полублок. Форма такая же, как и "стиля-блок". Но каждый абзац начинаеися с красной строки путем отступления вправо на пять или десять знаков. После обращения (за ним следует двоеточие) текст также начинается с красной строки. Пунктуация стандартная.
Дата (Dateline) ____________
Адрес (Adress) ______________________
Обращение (Salutation) _______________
Текст (Body) ________________________

________________________
________________________
________________________
________________________

Заключение:
(Complimentary Close) ____________
Подпись (Signature) ____________________
Инициалы исполнителя __________
Замечания о вложении __________
Упрощенная форма. Оформляется также, как и "полный блок", c той лишь разницей, что не приводятся обращение и приветственное заключение. Между адресом и текстом обычно указывается вопрос, по которому пишется письмо (в краткой форме). Пунктуация обычная. Инициалы исполнителя не указываются.
Дата (Dateline) ____________
Адрес (Adress) ______________________
Вопрос (Subject line) ___________
Текст (Body) ________________________

________________________
________________________
________________________
________________________

Заключение:
(Complimentary Close) ____________
Подпись (Signature) ____________________
Инициалы исполнителя __________
Замечания о вложении __________
Составные части делового письма
Как уже отмечалось, деловое письмо включает семь основных элементов, следующих в таком порядке:
1) шапка-заголовок;
2) дата;
3) адрес (к кому обращаются);
4) обращение;
5) текст;
6) приветственное заключение;
7) подпись.
Шапка-заголовок — включает имя (фамилию) и адрес отправителя, отпечатанный в верхней части листа (или фирменный бланк с указанием организации, учреждения).
Дата — месяц обозначается словом, день и год цифрами.
Адрес — адрес приводится таким же, как он написан на конверте. Он должен содержать (1) имя, (2) N дома, название улицы, (3) город, (4) штат (провинцию) и (5) почтовый индекс адресата. Если речь идет о широко известной фирме, то улица может не печататься (например, Bank of England London, 20035). Название фирмы, компании дается полностью, без каких-либо сокращений.
Когда письмо адресуется отдельному человеку-должностному лицу какой-либо организации, то после его фамилии (после запятой) дается его должность и желательно на той же строке. Если название должности длинное, то — на следующей строке ниже. Титулы не сокращаются. Единственные слова, предшествующие имени, которые сокращаются, включают: "Mr.", "Mrs.", но "Miss", а также ученые степени и звания — "Dr.", но "Professor", "The Reverend" (священник, преподобие). Указание этих титулов перед фамилией является обязательным.
Адрес обычно пишется через два и более интервалов, ниже даты. Однако в правительственной корреспонденции и в некоторых других официальных бумагах адрес часто пишется ниже подписи в нижнем левом углу страницы.
Примерыадресов:
Mr. John J. Creighton, President General Machinning Company, Inc. 630 Fifth Avenue New York, New York 10020
Dr. William J. Moore Executive Vice President Pacific Coast Furniture Enterprisis 209 Post Street San Francisco, California 94108

Обращение.
Обращение означает официальное начало письма. Его начинают от левого поля, обычно через два-четыре интервала ниже адреса. После обращения ставят двоеточие. Это классическое правило. Иногда вообще не ставят никакого знака или в последнее время — запятую.
Выбор формы обращения зависит от уровня отношений между автором и адресатом. В обычной деловой переписке обращение должно быть умеренно сдержанным и не ставить под сомнение достоинство автора письма (унижать его). Другое дело, когда между двумя субъектами сложились дружеские отношения. В этом случае обращение может выходить за рамки строгой официальности. Особые формы обращения приняты в переписке с официальными, правительственными, должностными лицами.
Текст. Текст начинается через четыре интервала ниже обращения. Если текст короткий, он набирается в разрядку и с увеличением интервалов между абзацами (строками).
Если в тексте печатается адрес, то он должен располагаться в центре страницы.
Заключение (приветственное заключение). Заключение — это официальное (формальное) выражение уважения автора письма адресату. Оно следует за текстом, занимая, одну-две или более строк. В письме, напечатанном по форме "блок" или "полублок", заключение начинается примерно от середины страницы, а по форме "полный блок" и "упрощенной форме" — от левого поля.
Характер и содержание заключения, как и обращения, зависит от уровня (близости) отношений между автором и адресатом. Заключение начинается с заглавной буквы и не должно содержать никаких сокращений. Оно не должно присоединяться к последнему предложению текста.
Подпись. Она ставится через 6-8 интервалов ниже заключения и должна содержать такие данные: имя автора, его должность и ученую степень. Эти данные печатаются на одной или двух строках. Если же они напечатаны в шапке-заголовке листа, то их указывать в конце письма не следует. Должность (занимаемый пост) и ученая степень при переписке на английском языке указываются после имени.
Дополнительные части письма. Хотя они и не являются обязательными элементами делового письма, однако могут вводиться в него, если требуется обратить на них внимание. Эти дополнительные элементы письма включают: инициалы исполнителя (машинистки), информацию о вложениях в письмо и постскриптум (postscript).
Инициалы исполнителя (машинистки). Пишутся в левом нижнем углу, на несколько строк ниже подписи.
Информация о вложениях. Эта информация ставит в известность читателя о содержании вложений. В левом нижнем углу, ниже инициалов исполнителя (машинистки) пишется слово "Приложения" (Enclosure или сокращение от него Enc).
Постскриптум (приписка). Пользоваться постскриптумом надо осторожно, так как его наличие может указывать на забывчивость автора (т.е. добавки тогда, когда письмо уже было напечатано). Постскриптум пишется ниже инициалов исполнителя и информации о вложениях (примерно через четыре интервала) и ему предшествует сокращение заглавными буквами P.S.
Firm Yalta
20 October Street
Simferopol, Crimea 333000
(обратныйадрес)
Air mail (способдоставки)
Attention: Mr. John W. Harris
(Вниманию: …)
Simmons and Gate, Inc.
20 East 82 Street
New York, New York 10028
Конвертвмеждународнойпрактикеоформляетсятакимобразом.
Следует обратить внимание на аккуратность оформления конверта, так как от этого зависит своевременная его доставка. Все данные на конверте надо печатать на пишущей машинке или принтере.
Адрес получателя печатается несколько ниже середины конверта и начинается чуть слева от вертикальной середины его. Индекс предприятия связи должен стоять в конце адреса (после него не должно быть никаких других слов). Это очень важно при автоматической сортировке писем. В связи с этим указание, кому еще (и только ему) адресовано письмо, печатается слева и выше адреса. Всякие пометки, типа "Лично", "Срочно", "Передать по возвращении" и т.п. пишутся в верхней части конверта. Отметки о способе доставки (авиа, заказное, с вручением — air mail, resistered mail, special delivery) печатаются выше адреса и справа (ниже марки).
Адрес на конверте должен быть одинаков с адресом, который приводится в письме.

Национальные особенности делового общения
Черты характера и особенности поведения народов Европы
Международное деловое общение предусматривает необходимость понимания и учета особенностей характера и отличительных черт поведения разных народов. Эта задача упрощается в случае, если деловые отношения связывают представителей народов и культур, имеющих общие корни — языковые, этнические, религиозные и др. Очевидно, что в этом контексте, отличия в этике делового общения на востоке и западе Европы, будут не столь существенными, как, скажем, между христианским Западом и мусульманским Востоком, или Востоком, этически ориентированным на ценности конфуцианства, буддизма или индуизма. Можно выделить ряд факторов, определяющих общность подходов к этическим вопросам для Западной и Восточной Европы. Это — единая христианская культура, этническая близость и длительная история политических, экономических и культурных связей.
Все это дает основания утверждать, что данный курс в целом кратко формулирует характерные для европейской культуры основы этики делового общения, которые, естественно, в разных странах имеют и национальные особенности.
Известны определенные черты характера и поведения, влияющие на этику делового общения, общие для целых групп народов. Так, немецкий психолог Х. Гюнтер условно разделил народы Европы на четыре подтипа — нордийцы, динарцы, средиземноморцы и остийцы.
К нордийцам он относит народы Скандинавии, Великобритании, Бельгии, Голландии, Северной Германии и Северной Франции. По темпераменту они холодны, сдержанны, упрямы, скупы на слова, чужды всякому панибратству, обладают силой воли. Характерные черты — уверенность в себе, критический ум, правдолюбие, здравый смысл, лояльность к власти, любовь к порядку, понимание возвышенного, аристократические наклонности, постоянство в привязанностях, любовь к свободе. Нордийцы обладают высоким чувством долга и ответственности перед собой и другими, имеют творческий дух, отличаются волей к власти и умением руководить другими.
К динарцам немецкий психолог относит народы Сербии, Боснии, Хорватии, Албании, Греции, Австрии. Это люди, склонные к веселости и открытому проявлению своих настроений. Их отличают чувство гордости, отвага, честь, воинственность, приверженность собственному образу жизни, обычаям и любовь к народному искусству. Динарцы обидчивые и одновременно добродушные люди, склонны к грубым шуткам. Им не хватает дисциплины и четкости мысли, присущей нордийцам.
К средиземноморскому подтипу принадлежат жители Пиренейского полуострова (испанцы, португальцы), Корсики, Сардинии, Италии, юга Франции, юга Балканского полуострова, а также севера Африки и испаноязычные народы Латинской Америки. Это люди по темпераменту неспокойные, энергичные, переменчивые в настроении, любящие жизнь, склонные к переменам, увлекающиеся, находчивые, быстро схватывающие идеи и талантливые. Суждения у средиземноморцев чувственные или интуитивные, они часто попадают в курьезные ситуации из-за своей неугомонности. Многие из них посвящают себя искусству или поэзии. В общественно-политической жизни эти люди пророки, обновители морали, организаторы духовной жизни нации.
Подтип остийца распространяется на народы Восточной Европы. По мнению Х.Гюнтера, с которым трудно согласиться, но привести, однако, нужно, так как оно отражает довольно распространенный на Западе стереотип, остийцев характеризует отсутствие четко выраженных привязанностей, твердо сформировавшихся чувств, неумение владеть собой, склонность поддаваться соблазнам, любовь к однообразию и твердо установленному заработку. Нередко имеет место отсутствие острой мысли, ненадежность в делах и предприятиях, любовь к чиновничьим должностям, бюрократизм. В жизни они реалисты, по взглядам — демократы, но, как правило, вступают в партию большинства. В искусстве любят расплывчатые формы, теплоту и мягкость линий. Труд остийцев имеет невысокое качество.
Система моральных установок и иерархия ценностей народов Востока
Меткое замечание известного киногероя о том, что "Восток — дело тонкое", имеет под собой серьезные основания. Специфические, "тонкие" черты народов Востока наиболее отчетливо проявляются в сфере общения. Как представляется, иначе быть и не может, так как слишком велики отличия в нравственной, религиозной и культурной ориентации народов Востока от понятных и близких нам европейских норм. Знакомство с культурой другого народа для многих людей, как правило, начинается, а часто и заканчивается, общением в деловой или неформальной обстановке с его представителями. При этом важное значение, а на Востоке особенно, приобретает знание и учет принятых правил и норм поведения, этики и этикета того или иного народа.

Сошлемся на мнение востоковеда. "Система моральных установок, определяющих характер общения, включает универсальные, общечеловеческие ценности (почтительное отношение к старшим, родителям, женщинам, гостеприимство, понятие чести, достоинства, такие черты характера, как скромность, терпимость, благожелательность и др.). В принципе такой набор характерен для любого народа. Однако иерархия ценностей, культивируемых и традиционно поддерживаемых в том или ином обществе, как правило, имеет свою специфику. Принцип гостеприимства входит в моральные кодексы любого народа, но далеко не у всех он стоит впереди. Почитание старших и родителей занимает одно из первых мест в системе моральных ценностей большинства народов Азии, и весьма слабо выражено у европейцев… Кроме того, этические системы ряда народов Востока содержат специфические нормы. В основе этики и эстетики индонезийцев лежит противопоставление "грубый-мягкий". Эталоном служит мягкость, которая должна проявляться во всем: в походке, в жестикуляции, в мимике, в танцах, в манере говорить."
Складывавшиеся веками специфические нормы этики и этикета у многих народов Востока закреплены в сводах правил, которые неукоснительно соблюдаются в общении с соотечественниками, а часто оказывают и значительное влияние на характер отношений с иностранцами. Так, кодекс чести афганцев "Пуштунвалай" предусматривает оказание гостеприимства и покровительства путникам любой национальности. Соблюдаются подробно разработанные этикетные правила, регулирующие проживание, угощение, развлечение и проводы гостей. Однако афганец никогда не примирится с присутствием на своей территории "непрошеных гостей" или оккупацией, о чем свидетельствует история, в том числе и недавняя.
Этическая система японцев включает концепцию "амаэ", оправдывающую принцип подчинения, зависимости от родителей. Она, однако, распространяется только на ограниченный круг лиц, включающий родственников. В отношениях с знакомыми главными принципами для японца будут сдержанность и предусмотрительность. К чужим же японец относится вполне безразлично до тех пор, пока они не вторгаются в его мир. Таким образом, японец использует ту или иную модель поведения в зависимости от того, с кем имеет дело.
"В каждом обществе формируется и усиленно пропагандируется образ идеального в нравственном отношении человека. Каким должен быть идеальный человек в Бирме, Иране или Индии? Естественно, ответы на эти вопросы будут различными, и зависят они от веками складывавшихся этических ценностей. Если в Европе и еще больше в Америке ценятся такие качества, как инициативность, предприимчивость, нестандартность, то для японцев они скорее будут отрицательными. Идеальный японец — это тот человек, который прежде всего соблюдает установленные порядки, живет в мире с соседями и никак не проявляет своей индивидуальности. У одних народов больше всего ценится доброта (малайцы), а у других стойкость и терпимость ко всяческим невзгодам (кочевники-бедуины)."
Разнообразие этнических типов, религий, этических систем и нравственных установок народов Востока, не позволяют выработать универсальные нормы делового и неформального общения с ними, т.к. учета требуют перечисленные особенности каждого из них.
Общими принципами, однако, могут быть такие: уваже-ние к религиозным воззрениям и культуре; интерес и внимание к национальным особенностям; недопустимость проявления чувства национального, культурного или иного превосходства; корректность и такт в сложных ситуациях общения. Никогда не будет лишним предварительно ознакомиться с доступными материалами, рассказывающими о народе и его обычаях. Неоценимую помощь в подготовке к общению с иностранцами может оказать переводчик, который, как уже отмечалось, должен быть не только филологом, но и специалистом-страноведом.

Деловой этикет в некоторых странах Азии
Китай и страны с преобладанием китайского населения. Китайское население абсолютно преобладает в Китае, на Тайване, в Сингапуре и Гонконге. В ряде других стран Юго-Восточной Азии также проживают большие и экономически активные группы китайцев.
Национально-психологические особенности китайцев заметно проявляются в области деловых отношений, в частности в переговорных процессах. В этих странах большое значение придается соблюдению правил делового этикета, поэтому знание особенностей местной культуры общения может быть положительно оценено китайскими партнерами.
Вот основные элементы китайского делового этикета:
— необходимо избегать ситуации, в которой вы можете поставить китайца в неловкое положение в присутствии его соотечественников. Когда критика неизбежна, выскажите ее с глазу на глаз. Можно также воспользоваться услугами посредника, особенно если речь идет о человеке с высоким социальным статусом;
— нельзя подрывать авторитет старшего по положению китайца, обращаясь в его присутствии с вопросом к его же подчиненному;
— считается корректным как можно быстрее отвечать на все запросы, предложения, переписку и приглашения. По меньшей мере немедленно высылать сообщения о том, что вы ответите в ближайшее время. Одна из самых распространенных жалоб китайских партнеров — это медлительность, с которой западные компании отвечают на их просьбы и заявки;

— не рекомендуется пропускать ритуалы и протокольные мероприятия. Совместные банкеты, приемы и прочее создают более тесные отношения, столь важные для китайской деловой практики. Рекомендуется на любое подобное мероприятие приходить с подарком (неплохим подарком для большинства ситуаций может быть корзина с фруктами или бутылка вина). Запакованные подарки не принято распаковывать до ухода гостей, что прямо противоположно принятому у нас обычаю. На свадьбу, день рождения или похороны принято дарить небольшую денежную сумму в конверте (в красном — для живущих, в белом — по случаю кончины);
— обязательный атрибут деловых отношений в китайском обществе — обмен визитными карточками. Рекомендуется иметь визитные карточки, отпечатанные как на английском, так и на китайском языке;
— китайцы при обращении ставят фамилию на первое место. В западной практике, напротив, фамилию часто ставят на второе место, что может создать путаницу. Если вы только что познакомились с китайцем, зовите его (ее) по фамилии. Некоторые китайцы, постоянно имеющие дело с Западом, берут себе второе имя на западный манер, например Брюс Ли, Джекки Чан;
— одежда и внешность в китайском обществе значат значительно больше, чем на Западе, особенно на деловых встречах и протокольных мероприятиях. Традиционная деловая одежда — консервативный серый или темно синий костюм, строгий галстук, белая рубашка и черные или синие ботинки;
— на банкетах и приемах к столу подается рисовое вино (шаосинь), которое полагается пить после тоста. При этом бокал держат в правой руке, поддерживая ее левой. Согласно китайскому этикету, почетный гость первым пробует новое блюдо и встает из-за стола.
Особенности общения с представителями деловых кругов Японии. Японцы предъявляют особо жесткие требования к этике делового общения. Как и китайцы, они тщательно придерживаются правила появляться на службе и протокольных мероприятиях в строгом деловом костюме. Главные требования к одежде — опрятность, аккуратность и даже некоторая педантичность. Во время переговоров, как правило, пиджаки не снимают и галстуки не распускают. Особое значение в Японии имеют чистые носки без дыр: в дом или традиционный японский ресторан принято входить без обуви.
Японцы ценят основательность и стремятся к более тесным, доверительным отношениям с партнерами. На них благоприятное впечатление производит внимание к делам их фирмы. Важным атрибутом установления доверительных отношений могут быть подарки и сувениры. Согласно японскому этикету, во время первой встречи подарки дарят хозяева, а не гости.
Первые деловые контакты в Японии невозможны без обмена визитными карточками, которым придается важное значение. Как и при общении с китайскими партнерами, желательно, чтобы карточка была отпечатана на двух языках (английском и японском). При контактах в составе делегаций обмен визитными карточками идет строго по субординации. Нарушение субординации — равносильно оскорблению.
Японцев нужно всегда называть по фамилиям, добавляя неизменное "сан" (господин), например, Канэко-сан, Такэсита-сан. Обращение по именам и иная фамильярность в общении не приняты.
Особенность ведения переговорных процессов с японскими партнерами — детальное рассмотрение всех, в том числе и маловажных на первый взгляд вопросов. Дискуссии, как правило, проходят медленно и с паузами, которые устраивают японцы для устранения расхождения мнений в своем кругу. Любое проявление нетерпения или нервозности при этом расценивается японцами как признак слабости и несоблюдение этикета. Продолжением переговорного процесса можно считать достаточно откровенные и раскованные беседы во время совместного посещения увеселительных заведений. В ресторанах и барах обычно обсуждаются те же вопросы, что и за столом переговоров. "В Японии, где традиции "ресторанной политики" отточены временем и доведены до совершенства, практически все сделки совершаются в подобной неформальной обстановке. В ходе официальных встреч их, как правило, только фиксируют. Многие западные бизнесмены (и все японские) избегают делать неожиданные предложения или корректировать ранее достигнутые договоренности за столом переговоров. Если инициативы будут официально отвергнуты, партнер "потеряет лицо", что может повредить его репутации и дальнейшему ходу диалога. Поэтому безопаснее сделать это как бы невзначай в неформальной обстановке. Японцы на следующий день как ни в чем не бывало возвращаются к столу переговоров, где по ролям разыгрывают спектакль с выдвижением уже согласованного в ресторане предложения. Таковы общепринятые правила игры."

build_links(); ?>
Оценить статью
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Портал «Бизнес Страницы» Челябинск
Добавить комментарий