Напишем

Проведение совещаний

Напишем

Официальные совещания

Прежде всего вам следует проверить, насколько эффективны нынешние официальные совещания, используя следующий вопросник:

Официальные совещания

Прежде всего вам следует проверить, насколько эффективны нынешние официальные совещания, используя следующий вопросник:

  • Стоило ли принятое решение времени, потраченного на товку совещания, присутствие на нем и составление протокола?
  • Оправдывает ли принятое решение суммарное время, потраченное участниками?
  • Почему следует продолжать проводить совещания?
  • Почему вам необходимо присутствовать на совещаниях? Почему не поручить это кому-то другому и присутствовать только тогда, когда ситуация или повестка дня заслуживают вашего личного участия?
  • Не лучше ли проводить их ежеквартально, а не ежемесячно, или ежемесячно, а не еженедельно, либо только тогда, когда фактические результаты на данный момент или прогноз на конец года оказываются ниже плановых на 5% и более?
  • Кому необходимо присутствовать регулярно? Кого следует приглашать по мере необходимости? Кому достаточно всего лишь протоколов для сведения?
  • Вы готовите или утверждаете повестку дня?
  • Рассылаются ли повестка дня и материалы к обсуждению достаточно заблаговременно, чтобы люди могли прийти подготовленными?
  • Начинаются ли совещания вовремя и все ли приглашенные ни них присутствуют?
  • Проверяете ли вы в начале совещания, подготовлен проект решения или нет?
  • Как долго продолжаются совещания? Как долго они должны длиться?
  • Удаётся ли вам обсудить все вопросы повестки дня за отведеное время?
  • Знают ли участники совещания планируемое время его окончания? Заканчиваются ли совещания вовремя?
  • По каждому ли пункту постановления назначаются ответные и сроки исполнения?
  • Почему протоколы не ограничиваются перечнем принятых решений?
  • Как быстро после совещания раздается протокол? Почему он не раздаётся втечение 24 часов?
  • Сколько времени у вас уходит на написание протокола либо на его согласование?
  • Какой процент решений выполняется к установленному сроку?
  • Почему вы допускаете, что он меньше 100%?
  • Вы задавали участникам совещаний все эти вопросы?

Вы можете сделать официальные совещания более эффективными, если обратите внимание на:

• регулирование времени:

— считайте время начала совещания «священным и неприкосновенным»;

— планируйте закончить к обеденному перерыву/концу рабочего дня (любое отклонение от регламента будет нежелательно для всех);

— давайте время только на обсуждение ключевых вопросов;

• повестку дня:

— готовьте ее сами;

— делайте ее конкретной;

— ставьте наиболее важные вопросы первыми;

— рассылайте заранее (и настаивайте, чтобы люди готовились);

• протоколы:

— сократите до краткого изложения принятых решений, указания ответственных и сроков исполнения;

— рассылайте в течение 24 часов после совещания.

 

Неформальные совещания

Прежде всего вам следует проверить, насколько эффективны ваши нынешние неформальные совещания:

  • Всегда ли вы звоните и выясняете у собеседника, когда см удобно встретиться?
  • Когда вы звоните, упоминаете ли вы кратко цель встречи основные вопросы, чтобы собеседник мог подготовиться? Собщаете ли вы, как долго может продлиться обсуждение? Спрашиваете, есть ли еще что-нибудь, что он хотел бы обсудить?
  • Когда вы встречаетесь с начальником для обсуждения возникшей проблемы, всегда ли вы предлагаете свой вариант решения? Можете ли вы рассказать о том, какие альтернативные решения и по каким причинам вы отвергли, если он вас спросит об этом?
  • Проводите ли вы регулярные неформальные совещания с сотрудниками, чтобы избежать частых и неоправданных перерывов в работе?
  • Настаиваете ли вы на том, чтобы сотрудники никогда не приходили с проблемой, предварительно не проанализировав имеющиеся варианты ее решения и не выбрав один из них?
  • Не тратите ли вы впустую время своих сотрудников, отвечая на телефонные звонки во время неформальных совещаний?
  • Просите ли вы членов своей команды зайти к вам, не сообщив, о чем пойдет речь?
  • Как часто вы приходите к своим сотрудникам вместо того, чтобы приглашать их к себе?
  • Когда кто-то звонит вам, предлагая встретиться, всегда ли вы спрашиваете о цели и основных вопросах предстоящей беседы?
  • Когда кто-нибудь заходит в ваш офис, чтобы обсудить тот или иной вопрос, предлагаете ли вы перенести встречу, если чувствуете, что недостаточно подготовлены или что это помешает важной работе?
  • Ваши обсуждения всегда заканчиваются принятием решений  или согласованием конкретных мер и сроков исполнения?

 

Эффективные неформальные совещания обычно выглядят так:

  • участники встречи заранее согласовывают по телефону:

-цель

-повестку

-удобное время

  • они приходят не только с проблемами, но и с вариантами решений;
  • присутствующие не отвлекаются на телефонные разговоры;
  • принимаются конкретные решения с указанием мер и сроков исполнения.

Некоторые советы по успешному проведению неформальных совещаний:

  • «управление путем обхода»:

— вы приходите к своим сотрудникам (а не они отвлекают вас от работы),

— вы видите все своими глазами,

— вы поддерживаете контакт;

  • приходите в офис тех, с кем встречаетесь, а не принимайте их у себя, тогда вы сами сможете решать, когда уходить;
  • стойте — сидение может затянуть «неформальное» совещание.

 

Напишем
Оценить статью
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Портал «Бизнес Страницы» Челябинск
Добавить комментарий